Bij De Groot & Schagen Aannemingsbedrijf werd de dagelijkse planning jarenlang bijgehouden in een papieren afsprakenboek. Alle medewerkers stonden erin en elke dag werd met de hand genoteerd wie waar aan het werk was. Ook de inzet van machines en voertuigen werd op die manier gepland.

Bedrijfsleider Freek de Bruin vertelt over het ‘hoe en waarom’ van hun overgang naar de Boris app.

Handmatige werkwijze

Freek: “Het werkte, maar de handmatige werkwijze bood steeds minder overzicht. Met de planningsmodule van de Boris app maakten we daarom de stap naar een centrale, digitale werkwijze.” Hij vervolgt: “Wij werkten met een groot papieren afsprakenboek. Daarin stonden alle namen van onze medewerkers en schreven we dagelijks op wie op welk project werd ingezet. Ook het materieel hielden we op papier bij.”

Behoefte aan digitale planning

“Het nadeel was vooral dat de informatie maar op één plek stond”, zegt Freek. “Omdat onze werkzaamheden heel divers zijn, ontstond behoefte aan een digitale planning. We voeren onder andere grondwerk, bestratingen, rioleringswerkzaamheden en sloopwerk uit. Daardoor zijn dagelijks veel mensen, machines en voertuigen over verschillende projecten verdeeld.”

Actueel en centraal overzicht

Freek: “Bij de planning moet je dus kijken welke medewerker waar nodig is, maar ook welk materieel beschikbaar moet zijn.” Daarom staat de planning nu digitaal in de Boris app. “Per project zien we welke medewerkers zijn ingepland en welk materieel nodig is. Daardoor werken we niet langer vanuit één fysiek afsprakenboek.”

Wijzigingen direct verwerken

“Wijzigingen kunnen direct worden verwerkt”, zegt Freek. “Loopt een project uit, is iemand ergens anders nodig of moet materieel anders worden ingezet? Dan kunnen we sneller schakelen en blijft de planning actueel.” Het grootste verschil in de ogen van Freek is vooral het overzicht en de beschikbaarheid van informatie. Voorheen moest het afsprakenboek duidelijkheid bieden. Nu staat alles centraal.

Meer grip op de inzet

Freek: “Medewerkers, materieel en projecten zijn bovendien met elkaar verbonden. Daardoor hoeven we informatie minder vaak op verschillende plekken bij te houden en is de kans op misverstanden kleiner. Ook de verwerking in Exact verloopt daardoor efficiënter en kost minder tijd dan voorheen.” In de praktijk levert dat meer grip op de inzet op. “We zien sneller waar ruimte ontstaat of waar een knelpunt dreigt.”

Communicatie en plannen makkelijker

“Dat maakt het plannen makkelijker, maar ook de communicatie. De juiste informatie is sneller beschikbaar en wijzigingen zijn duidelijker voor alle betrokkenen. Papier kan prima werken, maar zodra veel medewerkers, materieel en projecten samenkomen, levert een digitale planning veel overzicht op.”

Freek besluit: “De meerwaarde van de Boris app zit voor ons in het digitaliseren, maar vooral in het verbinden van planning, projecten en materieel. Dat geeft rust en grip op de dagelijkse organisatie!”