Velegro is een veelzijdig elektrotechnisch installatiebedrijf uit Snelrewaard. Sinds januari maakt het bedrijf met zo’n 35 medewerkers gebruik van de Boris app voor urenregistratie, formulieren en kwaliteitscontroles.

Een halfjaar na de invoering vertelt werkvoorbereider Matthijs de With hoe de digitale werkwijze bevalt.

Veelzijdig installatiewerk

Matthijs begint met een korte omschrijving van Velegro. “We werken aan installaties voor kantoren, scholen en fabriekshallen. Maar ook in de woningbouw, renovaties, zorghuisvesting en exclusieve villa’s.” Hij vervolgt: “We zijn groot genoeg voor complexe projecten, maar klein genoeg om de lijnen kort te houden. Daarnaast werken we met vaste onderaannemers, van wie sommigen al 25 jaar bij onze projecten betrokken zijn.”

Keuze voor de Boris app

“De wens om onze urenregistratie en checklists te digitaliseren bestond al langer”, vertelt Matthijs. “Voorheen werkten we met papieren formulieren. Dat kostte tijd en gegevens moesten meerdere keren handmatig worden overgenomen. Via een bedrijf bij ons in de buurt kwamen we met de Boris app in contact. We hebben ook naar andere systemen gekeken, maar Boris sloot het beste aan bij onze wensen voor urenregistratie en formulieren.”

Urenregistratie, formulieren en checklists

Matthijs: “In eerste instantie wilden we het liefst alles in één systeem onderbrengen, waaronder ook tekeningen en 3D-modellen. Hoewel de Boris app wel de optie biedt voor tekeningen - PDF en 3D -, hebben wij voor de korte termijn gekozen voor urenformulieren en checklists.”

Praktisch instructieboekje

Matthijs speelde een centrale rol bij de invoering van de app in de dagelijkse werkwijze. Hij pakte het digitaliseringstraject intern op, richtte de werkwijze in en schreef voor elke functiegroep een praktisch instructieboekje. Ook verzorgde hij de uitleg aan de medewerkers en begeleidde hij collega’s die wat meer ondersteuning nodig hadden.

Snel geaccepteerd

“De invoering viel mee”, stelt Matthijs. “Sommige medewerkers hadden iets meer uitleg nodig, maar zodra zij merkten dat de app hun werk eenvoudiger maakte, werd deze nieuwe manier van werken snel geaccepteerd. Nu registreert vrijwel iedereen zijn uren via de Boris app: projectleiders, werkvoorbereiders, monteurs en hulpmonteurs.”

Tijd besparen en fouten beperken

“Werkvoorbereiders zetten projecten klaar en koppelen de juiste medewerkers. Projectleiders kunnen vervolgens op projectniveau zien hoe de uren zich ontwikkelen en sneller afwijkingen signaleren”, legt hij uit. “Voor het verwerken van de urenregistratie is nog maar één controleslag. Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.”

Bewijsvoering bij kwaliteitsborging

Matthijs benoemt nog een voordeel, als gevolg van de invoering van de Wkb: “Ook onze kwaliteitschecklists staan inmiddels in de Boris app. Projectleiders ontvangen meldingen en controles worden digitaal vastgelegd. Dat helpt bij de bewijsvoering rondom kwaliteitsborging.”

Direct en interactief

Hij ervaart de samenwerking als direct en interactief. “Er wordt geluisterd naar ideeën uit de praktijk en ze nemen klantinput serieus. Updates worden duidelijk gecommuniceerd en Remco Westerlaken is goed bereikbaar. Ze begrijpen hoe het er binnen een installatiebedrijf aan toegaat en spelen daar praktisch en proactief op in!”

Tot slot benoemt Matthijs wat nog in het verschiet ligt: “We benaderen het invoeren van alle mogelijkheden gefaseerd. We kijken bijvoorbeeld naar de bestelmodule, planning en digitale servicebonnen. De basis staat inmiddels en er zijn nog genoeg mogelijkheden om ons werk verder te vereenvoudigen.”