Een project bestaat nooit uit één klus. Zeker niet in de seriematige bouw. Leidingwerk aanleggen, afmonteren, controleren en uiteindelijk opleveren: per bouwnummer volgen verschillende werkzaamheden elkaar op. Toch wordt in een planning vaak vooral gekeken naar wie, waar en wanneer. Een monteur staat op dinsdag op project A, maar wat hij daar precies moet uitvoeren en hoeveel tijd daarvoor beschikbaar is, staat lang niet altijd in dezelfde planning.
Met de module plannen op activiteitniveau brengt Boris daar verandering in. Je plant niet alleen het project, maar juist het werk dat binnen dat project gedaan moet worden.
Plannen tot op activiteitniveau
Binnen een project worden werkzaamheden opgedeeld in concrete activiteiten. Denk aan het trekken van leidingwerk, het plaatsen van wandcontactdozen of het afmonteren van een woning. Die activiteiten kun je vervolgens per bouwnummer plannen, inclusief het aantal uren dat ervoor begroot is.
Alles wat nog uitgevoerd moet worden, staat overzichtelijk bij elkaar. Is een activiteit gereed of niet van toepassing? Dan verdwijnt deze uit de openstaande werkzaamheden. Zo blijft in beeld wat er daadwerkelijk nog gedaan moet worden. Dat geeft de werkvoorbereider een veel concreter uitgangspunt voor de dagelijkse en wekelijkse planning.
Eén actuele planning
Een activiteit inplannen gaat eenvoudig: je sleept het werk naar de betreffende monteur. Boris rekent op basis van de beschikbare uren uit wanneer de activiteit klaar kan zijn. Past het werk niet meer binnen de werkdag? Dan wordt dat zichtbaar. Staat een medewerker op dat moment al ergens anders gepland? Ook daar houdt de planning rekening mee. En een activiteit die al ingepland is, kan niet ongemerkt nog een tweede keer worden toegewezen. Zo ontstaat één actuele planning waarin niet alleen staat waar iemand werkt, maar vooral wat er gedaan moet worden.
Op de bouwplaats: uitvoeren en afvinken
Voor de monteur blijft het vervolgens eenvoudig. In de app ziet hij welke activiteit op het betreffende bouwnummer uitgevoerd moet worden. Is het werk gereed? Dan kan hij de activiteit afmelden. Wanneer bij een activiteit een foto verplicht is, moet die eerst worden toegevoegd voordat het werk als gereed kan worden geregistreerd. Wijzigingen worden bovendien vastgelegd met naam en tijdstip.
Daarmee ontstaat tijdens de uitvoering direct een duidelijke registratie. Niet achteraf reconstrueren wat er gedaan is, maar vastleggen op het moment dat het gebeurt.
Van gereedmelding naar termijnstaat
Het afmelden van een activiteit heeft ook gevolgen voor de administratie. De voortgang van het project wordt bijgewerkt, uren kunnen aan de juiste activiteit worden gekoppeld en afgeronde werkzaamheden komen beschikbaar voor de termijnstaat van de betreffende periode.
Daardoor begint de werkvoorbereider aan het einde van de periode niet met een leeg overzicht. De informatie vanuit de uitvoering staat er al. Het is vervolgens een kwestie van controleren en verwerken.
Wordt een gereedmelding teruggedraaid? Dan wordt deze wijziging ook meegenomen. Zo blijft de termijnstaat aansluiten op de actuele status van het werk.
Inzicht in uren
Doordat werkzaamheden tot op activiteitniveau worden vastgelegd, ontstaat daarnaast meer inzicht in de uren tijdens het project. Per periode kun je naast elkaar zien hoeveel uren voor werkzaamheden zijn begroot, hoeveel uren zijn ingepland, hoeveel uren daadwerkelijk zijn geschreven en hoeveel begrote uren inmiddels zijn vrijgevallen doordat activiteiten gereed zijn gemeld.Dat geeft tijdens de uitvoering al informatie over hoe een project ervoor staat.
Verschil in uren achterhalen
Zijn voor afgeronde werkzaamheden bijvoorbeeld meer uren geschreven dan ervoor begroot waren? Dan wordt zichtbaar dat daar meer tijd in is gaan zitten dan vooraf voorzien. En omdat je kunt doorklikken naar project, bouwnummer en activiteit, is ook te achterhalen waar dat verschil ontstaat.
Je hoeft dus niet te wachten op de nacalculatie wanneer het project grotendeels achter de rug is. Afwijkingen kunnen al tijdens het werk zichtbaar worden, zodat er eerder op gestuurd kan worden.
Eén keer vastleggen
Daar zit uiteindelijk de grootste winst. De informatie hoeft niet telkens opnieuw te worden ingevoerd. Geen aparte lijst naast de planning. Geen werkzaamheden die achteraf moeten worden gereconstrueerd. En geen losse administratie om te bepalen wat wel en niet gereed is. De activiteit wordt gepland, op de bouwplaats uitgevoerd en daar direct afgemeld. De gegevens die daarbij ontstaan, worden vervolgens gebruikt voor voortgang, uren, termijnstaten en inzicht.
Het werk wordt één keer vastgelegd. Boris zorgt ervoor dat de informatie daarna op de juiste plekken terechtkomt.
Wil je zien hoe plannen op activiteitniveau in de praktijk werkt? Plan een demo in en ontdek hoe Boris planning, uitvoering en inzicht met elkaar verbindt.
